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Dokumente für den Export

Welche Export-Dokumente Sie benötigen, hängt vom jeweiligen Zielmarkt und der Finanzierung ab 

Skyline von Rio de Janeiro
© Pintai Suchachaisri / GettyImages

Die erforderlichen Export-Dokumente richten sich nach dem jeweiligen Zielmarkt und der von Ihnen gewählten Finanzierung.  Für den Export in Drittländer, also Länder, die nicht zur Europäischen Union (EU) gehören, sind Zolldokumente erforderlich. 

Im innergemeinschaftlichen Warenverkehr benötigen Sie eine UID-Nummer und müssen die Meldepflichten an das Finanzamt und die Statistik Austria befolgen. Eine Ausnahme im innergemeinschaftlichen Warenverkehr sind verbrauchssteuerpflichtige Waren , für die Zollpapiere benötigt werden. 

Die Warenbegleitpapiere, wie sie etwa bei einem Akkreditiv verlangt werden, sind:

Faktura 

Die Faktura (Handelsrechnung) sollte nicht nur alle kaufmännischen Details, sondern auch alle Daten für eine reibungslose Beförderung und Verzollung im Importland enthalten. Dazu gehören insbesondere Zolltarifnummer und Ursprungsnachweis. Man sollte stets bedenken, dass die Faktura im Außenhandel nicht bloß Unterlage für Käufer und Verkäufer, sondern auch für Zollbehörden, Banken und Spediteure ist.

Eine Proforma-Faktura wird vor Geschäftsabschluss ausgestellt. Dies ist notwendig, wenn sie der Importeur für eine Einfuhrlizenz oder eine Devisenbewilligung braucht. Voraussetzung ist, dass die Proforma-Faktura in allen wichtigen Punkten mit der endgültigen Handelsrechnung übereinstimmt.

Transportdokumente

Die Transportdokumente sind der Nachweis für die Erfüllung der Lieferverpflichtung durch den Exporteur. Sie müssen der jeweiligen Lieferklausel entsprechen und „clean“ (rein) sein, dürfen also keinen Foulvermerk aufweisen.

Wichtigstes Verladedokument bei Überseeverschiffungen ist das Konnossement (bill of lading). Es dokumentiert den zwischen Verlader und Reeder abgeschlossenen Seefrachtvertrag. Die Bedeutung dieses Papiers ergibt sich aus der Tatsache, dass rund zwei Drittel des Welthandels auf dem Seeweg abgewickelt werden.

Der Seefrachtbrief (ocean waybill oder sea waybill) wird vor allem im Schiffsverkehr auf dem Nordatlantik und im Verkehr zwischen multinationalen Firmen und Konzerntöchtern verwendet. Er wird stets dann eingesetzt, wenn die Gefahr besteht, dass die Ware schneller ankommt als das Konnossement, was vor allem im Nordatlantikverkehr mit seiner kurzen Transportdauer durchaus der Fall sein kann. Ohne Konnossement könnte die Ware im Bestimmungshafen nicht ausgefolgt werden, beim Seefrachtbrief aber geht das ohne weiteres, denn er hat keinen Wertpapiercharakter, repräsentiert also nicht die Ware.

Andere Typen von Frachtbriefen gelten für die Luftfracht, die Straßenfracht und die Eisenbahnfracht. Dabei begleitet das Original die Ware, das Doppel oder Duplikat bleibt beim Absender. Das Frachtbriefdoppel verbrieft kein Eigentum an der Ware, hat aber eine „Sperrfunktion“: Solange der Empfänger die Ware nicht in Händen hat, kann der Absender damit die Ware umdisponieren, sie also zurückbeordern oder ihren Bestimmungsort verändern. Beim Luftfrachtbrief gibt es drei Ausfertigungen (für den Luftfrachtführer, als Warenbegleitpapier und für den Absender), Sperrfunktion hat hier die dritte Ausfertigung.

In der Binnenschifffahrt spricht man von Ladeschein oder Flusskonnossement, bei der Post ist der Postaufgabeschein der Nachweis für die Übergabe der Ware. Der Lagerschein (warehouse certificate) wird von einem Lagerhalter ausgestellt und ist der Nachweis für die Einlagerung der Ware.

Die Spediteurübernahmebescheinigung (forwarders certificate of receipt) wird vom Spediteur und nicht wie alle anderen Frachtpapiere vom Frachtführer ausgestellt. Der Spediteur bestätigt damit, eine bestimmte Ware zum Versand an den bezeichneten Empfänger übernommen zu haben. Details über den Transport werden nicht angeführt, deshalb ist dieses Dokument nicht „akkreditivgerecht“. Anders ist es bei der Spediteurversandbescheinigung (forwarders certificate of transport), bei dem nicht nur die Übernahme, sondern auch der Versand der Ware bestätigt wird.

Bei Versand mit verschiedenen Beförderungsarten z.B. Eisenbahn und Seeschiff wird ein "multimodales Transportdokument" verwendet. Am gebräuchlichsten ist dabei der „negotiable FIATA multimodal bill of lading (FBL) “. der den gesamten Transportweg vom Übernahmeort bis zum Bestimmungsort durch einen einzigen Frachtführer abdeckt.

Versicherungsdokumente

Die Versicherungsdokumente beurkunden den Abschluss eines Versicherungsvertrages über den Schutz der Ware während des Transports. Die Versicherungspolizze ist die Grundlage für die Geltendmachung eines Schadensanspruchs. Man unterscheidet Einzel- und Generalpolizze. Die Einzelpolizze gilt für einen einzelnen Transport, die Generalpolizze für sämtliche beim Versicherer angemeldeten Warensendungen. Dabei wird die einzelne Warensendung im Rahmen einer Generalpolizze durch ein Versicherungszertifikat bestätigt.

Unter Deckungsbestätigung (cover note) versteht man eine schriftliche Erklärung des Versicherungsmaklers, dass die Versicherung angemeldet ist. Sie dient als Behelf, wenn es nicht möglich ist, das eigentliche Versicherungsdokument rechtzeitig auszufertigen und zuzustellen.

Zusatzdokumente

Insbesondere beim Akkreditiv können noch weitere Dokumente vorgeschrieben werden:

  • Die Konsulatsfaktura wird auf besonderen, von Konsulaten oder Botschaften des Käuferlandes zur Verfügung gestellten Vordrucken ausgefüllt und unter Vorlage der Faktura und der Frachtdokumente von diesen Behörden vidiert. Damit wird bestätigt, dass der Fakturenwert mit dem echten Handelswert der Ware übereinstimmt, um zu verhindern, dass durch einen zu niedrigen Fakturenwert der Zoll im Importland hinterzogen wird. 
  • Das Ursprungszeugnis gibt an, aus welchem Land die Ware stammt, und wird in Österreich von der Wirtschaftskammer des Bundeslandes ausgestellt, in deren Bereich der Exporteur seinen Sitz hat.
  • Die Gewichtsliste ist eine Aufstellung, die das Gewicht der einzelnen Kolli angibt, wobei die Endsumme des Gewichts mit der Angabe im Transportdokument übereinstimmen muss.
  • Die Packliste ist ein Verzeichnis der einzelnen Packstücke. Meist enthält sie auch eine Aufstellung über die Größenabmessungen der Kolli und Angaben über die Gegenstände, die in ihnen enthalten sind.
  • Analysenzertifikate sind erforderlich bei Lieferung von Erzen, Mineralien oder Chemikalien. Sie geben die Zusammensetzung der Produkte an.
  • Durch ein Inspektionszeugnis wird sichergestellt, dass die Ware in Bezug auf Menge und Güte den Vereinbarungen entspricht. Bei Einschaltung einer Kontrollgesellschaft ist es vorteilhaft, bereits im Vertrag festzulegen, zu wessen Lasten die Kontrollgebühren gehen.
  • Ein Veterinärzeugnis wird von den Veterinärdienststellen des Lieferlandes ausgestellt und bescheinigt die Gesundheit und Seuchenfreiheit von Tieren und tierischen Produkten.
  • Ein phytosanitäres Zeugnis ist die Bescheinigung einer Pflanzenschutzdienststelle, dass z.B. das gelieferte Getreide frei von Pilzen und tierischen Schädlingen ist.