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Dokumente im Warenverkehr mit Drittstaaten

Nutzen Sie die Beratungsangebote der AUSSENWIRTSCHAFT AUSTRIA 

Die Begleitpapiere für die Einfuhr im Empfangsland richten sich nach den Vorschriften der jeweiligen Zollverwaltung und nach den Forderungen des Kunden.

Im Warenverkehr mit Drittstaaten, also solchen, die nicht der EU angehören, sind weiterhin Behörden, in erster Linie Zollbehörden, eingeschaltet.  

Die Abwicklung der Formalitäten hängt hier wesentlich von der ordnungsgemäßen Ausstattung der Sendung mit den erforderlichen Warenbegleitpapieren ab. Als solche bezeichnet man jene Dokumente, Bestätigungen, Erklärungen oder Zertifikate, die für die zollamtliche Ausfuhrabfertigung  in Österreich und für die Einfuhr im Bestimmungsland benötigt werden.

Von manchen Ländern werden bestimmte Überbeglaubigungen bzw. Legalisierungen von Dokumenten verlangt. Es handelt sich dabei um Vorschriften der Zollverwaltung des Einfuhrlandes, die mit beträchtlichen Kosten verbunden sein können.

Detaillierte Informationen über Warenbegleitpapiere enthalten die AUSSENWIRTSCHAFT Länderreports der WKÖ. Auch die Außenwirtschaftsabteilungen der Landeskammern erteilen diesbezüglich Auskünfte. 

Besondere Aufmerksamkeit ist auf die sorgfältige akkreditivkonforme Ausfertigung der Begleitpapiere zu legen, da nachträgliche Korrekturen kaum möglich sind. Mangelhafte Warenbegleitpapiere können nicht nur die Ausfuhr aus Österreich, sondern auch die Einfuhr im Bestimmungsland verzögern.

In der Regel sind die Begleitpapiere, sofern nicht anders vereinbart, in der im Bestimmungsland üblichen Korrespondenzsprache auszufertigen. Dies ist in der Regel Englisch, mitunter auch Französisch oder eine andere Fremdsprache.

Für die Ausfuhr aus Österreich benötigt man im Normalfall Faktura, schriftliche Zollanmeldung, Versendungsbelege bzw. Transportpapiere, manchmal auch Ausfuhrbewilligung.

Zusätzliche Begleitpapiere im Drittlandsverkehr

Die Begleitpapiere für die Einfuhr im Empfangsland richten sich nach den Vorschriften der jeweiligen Zollverwaltung oder nach den Forderungen des Kunden z.B. bei einem Akkreditiv. Verlangt sein können: Proforma-Faktura, Faktura (eventuell bestätigt oder beglaubigt), Ursprungszeugnis , Präferenznachweis , Packlisten, Transport- und Versicherungsdokumente, Inspektions- und Analysenzertifikat sowie Gesundheitszeugnis.

Bei einer kommerziellen Ausfuhr ab einem Warenwert von EUR 1.000 ist eine schriftliche elektronische Ausfuhranmeldung abzugeben. Bis zu einem Wert von EUR 3.000 kann die Ware direkt beim Grenzzollamt mündlich, ab EUR 1.000 schriftlich zum Ausfuhrverfahren angemeldet werden.

Das zweistufige Ausfuhrverfahren

Bei einem Wert über EUR 3.000 kommt das zweistufige Ausfuhrverfahren zur Anwendung. Die schriftliche/elektronische Anmeldung ist bei jener Zollstelle einzubringen, in deren Bereich der Exporteur seinen Sitz hat oder wo die Ware gelagert, verpackt oder zur Ausfuhr verladen wird. Nur wenn der Firmensitz in Grenznähe liegt, ist dies das Grenzzollamt.

In der zweiten Stufe des Ausfuhrverfahrens ist die Ware der Grenzzollstelle unter Vorlage des Exemplars 3 der schriftlichen Anmeldung, des Einheitspapiers, zu gestellen. Seit Mitte 2009 wird die Ausgangszollstelle elektronisch durch die summarische Anmeldung vom Beginn des Ausfuhrverfahrens verständigt.

Die Ausgangszollstelle prüft, ob die Ausfuhranmeldung mit den gestellten Waren übereinstimmt, bei Abweichungen kann die Ausfuhr ebenso wie auch dann verweigert werden, wenn bei einem Warenwert über EUR 3.000 die erste Stufe des Verfahrens beim Binnenzollamt nicht durchgeführt wurde.

Ausfuhrnachweis für Umsatzsteuerzwecke

Darüber hinaus braucht man einen Ausfuhrnachweis für Umsatzsteuerzwecke . Denn eine umsatzsteuerbefreite Ausfuhrlieferung liegt nur dann vor, wenn ein entsprechender Ausfuhrnachweis in der Buchhaltung aufscheint. Bei mündlicher Anmeldung und Selbstabholung ist das vom Grenzzollamt bestätigte Formular U 34 der Ausfuhrnachweis, bei schriftlicher/elektronischer Anmeldung ist es das von der Grenzzollstelle bestätigte Exemplar des Ausfuhrbegleitdokuments.

Mit Implementierung des „Export Control System (ECS)“ ist die elektronische Rückmeldung der Grenzzollstelle, dass die Ware das Zollgebiet der EU verlassen hat, für den Exporteur der gültige Ausfuhrnachweis für Umsatzsteuerzwecke.

Präferenzieller Ursprungsnachweis

Ist die Exportware von einem Freihandelsabkommen erfasst, dann verlangt der Abnehmer einen präferentiellen Ursprungsnachweis , um daheim eine Zollbegünstigung in Anspruch nehmen zu können. Der Erzeuger muss den von ihm ausgestellten Ursprungsnachweis jederzeit belegen können. Bei Handelsware, für die ein präferentieller Ursprungsnachweis ausgestellt wird, muss beim Exporteur eine entsprechende Lieferantenerklärung vorliegen.