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Dokumente und Meldepflichten im Warenverkehr mit EU-Mitgliedsstaaten

Steuervorschriften und Meldepflichten an die Statistik Austria sind zu beachten

Innerhalb der EU gilt – mit Ausnahme verbrauchssteuerpflichtiger Waren – das Prinzip des freien Warenverkehrs. Zollpapiere benötigt man nur für verbrauchssteuerpflichtige Waren . Diese müssen von der Zollbehörde des Empfangslandes bestätigt werden. Davon betroffen sind Waren, die der Mineralöl-, Tabak-, Alkohol-, Bier-, Schaumweinsteuer oder der Zwischenerzeugnissteuer unterliegen.

Im innergemeinschaftlichen Warenverkehr sind im Wesentlichen zwei Punkte zu berücksichtigen: Steuervorschriften und die Meldepflichten an die Statistik Austria (INTRASTAT).

Steuer

Erwerbssteuer

Das System der Erwerbssteuer wurde geschaffen, da die Einhebung der Einfuhrumsatzsteuer mangels Grenzabfertigung nicht mehr möglich ist. Nach diesem System, das an sich nur als Übergangsregelung bis zur Harmonisierung der Mehrwertsteuern gedacht ist, können Waren die innergemeinschaftlichen Steuergrenzen unversteuert überschreiten und werden erst im Mitgliedsstaat des Erwerbers zu den dort geltenden Steuersätzen besteuert.

UID-Nummer

Eine Lieferung in die EU ist im Lieferland nur dann umsatzsteuerfrei, wenn der Abnehmer in der Gemeinschaft seine Unternehmereigenschaft nachweist. Er tut dies, indem er seine Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nr.) bekannt gibt. Auch der österreichische Lieferant benötigt eine UID-Nr., die er auf Grund eines formlosen Antrags bei seinem zuständigen Finanzamt erhält.

Beide Nummern, also sowohl die des Lieferanten als auch die des Erwerbers, müssen auf der Rechnung aufscheinen. Außerdem hat der österreichische Lieferant den Vermerk „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“ aufzunehmen. Damit weist er auf seine Steuerfreiheit hin, gibt aber gleichzeitig seinem Abnehmer zu verstehen, dass er einen „innergemeinschaftlichen Erwerb“ zu versteuern hat. Infos zur Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer)  finden Sie auf WKO.at.

Der Lieferant ist verpflichtet, die ihm vom Abnehmer bekanntgegebene UID-Nr. zu überprüfen. Seit 2008 wurde das einfache Bestätigungsverfahren (Stufe 1 Abfrage) über FinanzOnline um ein qualifiziertes Bestätigungsverfahren (Stufe 2 Abfrage) ergänzt. Damit steht dem österreichischen Lieferanten neben der Stufe 1 (Bestätigung der Gültigkeit der UID-Nr.) auch die Stufe 2 (qualifizierte Bestätigung) zur Verfügung. Dabei werden zusätzlich Name und Anschrift des Erwerbers angezeigt, wie sie im jeweiligen Mitgliedsstaat gespeichert sind. Das Bestätigungsverfahren kann auch Daten österreichischer Unternehmen umfassen. Die Bestätigung wird sofort am Bildschirm angezeigt, kann ausgedruckt werden und gilt dann als Beleg, der gemäß §132 Bundesabgabenordnung (BAO) aufzubewahren ist. Jede abgefragte Gültigkeit einer UID-Nr. wird im Postausgangsbuch eingetragen.

Zusammenfassende Meldung an das Finanzamt

Für Kontrollzwecke haben die Unternehmen jeweils für das Kalendervierteljahr ihre gesamten innergemeinschaftlichen Lieferungen in einer „Zusammenfassenden Meldung (ZM)“ dem zuständigen Finanzamt bekannt zu geben. Diese ZM gilt als Steuererklärung, ihre fristgerechte Abgabe kann durch einen Verspätungszuschlag erwirkt werden.

Auch bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ist ein Liefernachweis notwendig, denn er ist die Voraussetzung für die Steuerfreiheit. Er kann in Form von Frachtbriefen, Postaufgabescheinen, Ersatzbelegen von Spediteuren oder Empfangsbestätigungen des Abnehmers bei Selbstabholung bestehen und ist Nachweis dafür, dass die Ware wirklich von einem Mitgliedstaat in einen anderen gelangt ist. Natürlich muss er in der Buchhaltung des Lieferanten aufbewahrt werden.

Bei Lieferungen an Privatpersonen wird die österreichische Umsatzsteuer in Rechnung gestellt, egal ob die Ware vom Abnehmer abgeholt, zu ihm befördert oder versandt wurde. Sonderregelungen gibt es vor allem im Versandhandel und bei Lieferung von neuen Fahrzeugen.

Meldepflichten an die "Statistik Austria"

Mit der Abschaffung der Zollgrenzen per 1.1.1993 entfiel jegliche Möglichkeit der statistischen Erfassung der Lieferungen und Erwerbe innerhalb der Gemeinschaft. Außenhandelsstatistische Daten werden aber von den einzelnen Regierungen, Kammern und Interessenverbänden ebenso wie von den Organen der EU benötigt. Daher wurde das System der Firmenmeldungen direkt an die statistischen Erhebungsstellen eingeführt.

In Österreich ist die Erhebungsstelle die „Statistik Austria“. Hier müssen österreichische Firmen, die Waren in die Gemeinschaft liefern oder von dort beziehen, ihre Meldungen abgeben. Meldezeitraum ist ein Kalendermonat, die Meldungen können aber auch wöchentlich erfolgen. Jedenfalls aber muss die letzte Teilmeldung spätestens am 10. des Folgemonats übermittelt werden.

Die Meldungen können auf entsprechenden Formularen oder auf elektronischem Weg abgegeben werden. Die „Statistik Austria“ stellt hiefür kostenlos ein spezielles Programm samt Thesaurus mit den zu verwendenden HS-Codes zur Verfügung. 

Privatpersonen sind von der Meldepflicht befreit, Unternehmen nur dann, wenn ihre im innergemeinschaftlichen Handel getätigten Lieferungen oder Erwerbe im vorangegangenen Jahr EUR 300.000 nicht überschritten haben. Wird diese Wertgrenze im laufenden Jahr überschritten, dann sind ab dem folgenden Monat Meldungen abzugeben.