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Dokumente für den Export

Welche Dokumente benötige ich für den Export?

New York ©AUSSENWIRTSCHAFT AUSTRIA/Bildagentur Thurner © AUSSENWIRTSCHAFT AUSTRIA/Bildagentur Thurner

Allgemeine Warenbegleitpapiere

Die Warenbegleitpapiere, wie sie etwa bei einem Akkreditiv verlangt werden, sind

  • Faktura (Handelsrechnung)
  • Transportdokumente
  • Versicherungsdokumente
  • Zusatzdokumente

Die Faktura (Handelsrechnung) sollte nicht nur alle kaufmännischen Details, sondern auch alle Daten für eine reibungslose Beförderung und Verzollung im Importland enthalten. Dazu gehören insbesondere Zolltarifnummer und Ursprungsnachweis. Man sollte stets bedenken, dass die Faktura im Außenhandel nicht bloß Unterlage für Käufer und Verkäufer, sondern auch für Zollbehörden, Banken und Spediteure ist.

Eine Proforma-Faktura wird vor Geschäftsabschluss ausgestellt. Dies ist notwendig, wenn sie der Importeur für eine Einfuhrlizenz oder eine Devisenbewilligung braucht. Voraussetzung ist, dass die Proforma-Faktura in allen wichtigen Punkten mit der endgültigen Handelsrechnung übereinstimmt.

Die Transportdokumente sind der Nachweis für die Erfüllung der Lieferverpflichtung durch den Exporteur. Sie müssen der jeweiligen Lieferklausel entsprechen und „clean“ (rein) sein, dürfen also keinen Foulvermerk aufweisen.

Wichtigstes Verladedokument bei Überseeverschiffungen ist das Konnossement (bill of lading). Es dokumentiert den zwischen Verlader und Reeder abgeschlossenen Seefrachtvertrag. Die Bedeutung dieses Papiers ergibt sich aus der Tatsache, dass rund zwei Drittel des Welthandels auf dem Seeweg abgewickelt werden.

Der Seefrachtbrief (ocean waybill oder sea waybill) wird vor allem im Schiffsverkehr auf dem Nordatlantik und im Verkehr zwischen multinationalen Firmen und Konzerntöchtern verwendet. Er wird stets dann eingesetzt, wenn die Gefahr besteht, dass die Ware schneller ankommt als das Konnossement, was vor allem im Nordatlantikverkehr mit seiner kurzen Transportdauer durchaus der Fall sein kann. Ohne Konnossement könnte die Ware im Bestimmungshafen nicht ausgefolgt werden, beim Seefrachtbrief aber geht das ohne weiteres, denn er hat keinen Wertpapiercharakter, repräsentiert also nicht die Ware.

Andere Typen von Frachtbriefen gelten für die Luftfracht, die Straßenfracht und die Eisenbahnfracht. Dabei begleitet das Original die Ware, das Doppel oder Duplikat bleibt beim Absender. Das Frachtbriefdoppel verbrieft kein Eigentum an der Ware, hat aber eine „Sperr-funktion“: Solange der Empfänger die Ware nicht in Händen hat, kann der Absender damit die Ware umdisponieren, sie also zurückbeordern oder ihren Bestimmungsort verändern. Beim Luftfrachtbrief gibt es drei Ausfertigungen (für den Luftfrachtführer, als Warenbegleitpapier und für den Absender), Sperrfunktion hat hier die dritte Ausfertigung.

In der Binnenschifffahrt spricht man von Ladeschein oder Flusskonnossement, bei der Post ist der Postaufgabeschein der Nachweis für die Übergabe der Ware. Der Lagerschein (warehouse certificate) wird von einem Lagerhalter ausgestellt und ist der Nachweis für die Einlagerung der Ware.

Die Spediteurübernahmebescheinigung (forwarders certificate of receipt) wird vom Spediteur und nicht wie alle anderen Frachtpapiere vom Frachtführer ausgestellt. Der Spediteur bestätigt damit, eine bestimmte Ware zum Versand an den bezeichneten Empfänger übernommen zu haben. Details über den Transport werden nicht angeführt, deshalb ist dieses Dokument nicht „akkreditivgerecht“. Anders ist es bei der Spediteurversandbescheinigung (forwarders certificate of transport), bei dem nicht nur die Übernahme, sondern auch der Versand der Ware bestätigt wird.

Bei Versand mit verschiedenen Beförderungsarten z.B. Eisenbahn und Seeschiff wird ein "multimodales Transportdokument" verwendet. Am gebräuchlichsten ist dabei der „negotiable FIATA multimodal bill of lading (FBL)“. der den gesamten Transportweg vom Übernahmeort bis zum Bestimmungsort durch einen einzigen Frachtführer abdeckt.

Versicherungsdokumente

Die Versicherungsdokumente beurkunden den Abschluss eines Versicherungsvertrages über den Schutz der Ware während des Transports. Die Versicherungspolizze ist die Grundlage für die Geltendmachung eines Schadensanspruchs. Man unterscheidet Einzel- und Generalpolizze. Die Einzelpolizze gilt für einen einzelnen Transport, die Generalpolizze für sämtliche beim Versicherer angemeldeten Warensendungen. Dabei wird die einzelne Warensendung im Rahmen einer Generalpolizze durch ein Versicherungszertifikat bestätigt.

Unter Deckungsbestätigung (cover note) versteht man eine schriftliche Erklärung des Versicherungsmaklers, dass die Versicherung angemeldet ist. Sie dient als Behelf, wenn es nicht möglich ist, das eigentliche Versicherungsdokument rechtzeitig auszufertigen und zuzustellen.

Zusatzdokumente

Insbesondere beim Akkreditiv können noch weitere Dokumente vorgeschrieben werden:

  • Die Konsulatsfaktura wird auf besonderen, von Konsulaten oder Botschaften des Käuferlandes zur Verfügung gestellten Vordrucken ausgefüllt und unter Vorlage der Faktura und der Frachtdokumente von diesen Behörden vidiert. Damit wird bestätigt, dass der Fakturenwert mit dem echten Handelswert der Ware übereinstimmt, um zu verhindern, dass durch einen zu niedrigen Fakturenwert der Zoll im Importland hinterzogen wird. 
  • Das Ursprungszeugnis gibt an, aus welchem Land die Ware stammt, und wird in Österreich von der Landeskammer ausgestellt, in deren Bereich der Exporteur seinen Sitz hat.
  • Die Gewichtsliste ist eine Aufstellung, die das Gewicht der einzelnen Kolli angibt, wobei die Endsumme des Gewichts mit der Angabe im Transportdokument übereinstimmen muss.
  • Die Packliste ist ein Verzeichnis der einzelnen Packstücke. Meist enthält sie auch eine Aufstellung über die Größenabmessungen der Kolli und Angaben über die Gegenstände, die in ihnen enthalten sind.
  • Analysenzertifikate sind erforderlich bei Lieferung von Erzen, Mineralien oder Chemikalien. Sie geben die Zusammensetzung der Produkte an.
  • Durch ein Inspektionszeugnis wird sichergestellt, dass die Ware in Bezug auf Menge und Güte den Vereinbarungen entspricht. Bei Einschaltung einer Kontrollgesellschaft ist es vorteilhaft, bereits im Vertrag festzulegen, zu wessen Lasten die Kontrollgebühren gehen.
  • Ein Veterinärzeugnis wird von den Veterinärdienststellen des Lieferlandes ausgestellt und bescheinigt die Gesundheit und Seuchenfreiheit von Tieren und tierischen Produkten.
  • Ein phytosanitäres Zeugnis ist die Bescheinigung einer Pflanzenschutzdienststelle, dass z.B. das gelieferte Getreide frei von Pilzen und tierischen Schädlingen ist.

Dokumente im Warenverkehr mit Mitgliedsstaaten der EU

Seit dem EU-Beitritt Österreichs gibt es gegenüber den anderen Mitgliedstaaten keine Zollgrenzen mehr. Beim Warenversand sind somit keinerlei Zolldokumente erforderlich. Lediglich verbrauchssteuerpflichtige Waren benötigen weiterhin ein Begleitdokument, das von der Zollbehörde des Empfangslandes in der Gemeinschaft bestätigt werden muss. Es handelt sich dabei um Waren, der Mineralöl-, Tabak-, Alkohol-, Bier-, Schaumweinsteuer oder der Zwischenerzeugnissteuer unterliegen.

Im innergemeinschaftlichen Warenverkehr gibt es zwar keine Zollformalitäten mehr, doch sind im Wesentlichen zwei Kernbereiche zu berücksichtigen: Versteuerung und Intrahandelsstatistik.

Erwerbssteuer

Das System der Erwerbssteuer wurde geschaffen, da die Einhebung der Einfuhrumsatzsteuer mangels Grenzabfertigung nicht mehr möglich ist. Nach diesem System, das an sich nur als Übergangsregelung bis zur Harmonisierung der Mehrwertsteuern gedacht ist, können Waren die innergemeinschaftlichen Steuergrenzen unversteuert überschreiten und werden erst im Mitgliedsstaat des Erwerbers zu den dort geltenden Steuersätzen besteuert.

UID-Nummer

Eine Lieferung in die EU ist im Lieferland nur dann umsatzsteuerfrei, wenn der Abnehmer in der Gemeinschaft seine Unternehmereigenschaft nachweist. Er tut dies, indem er seine Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nr.) bekannt gibt. Auch der österreichische Lieferant benötigt eine UID-Nr., die er auf Grund eines formlosen Antrags bei seinem zuständigen Finanzamt erhält.

Beide Nummern, also sowohl die des Lieferanten als auch die des Erwerbers, müssen auf der Rechnung aufscheinen. Außerdem hat der österreichische Lieferant den Vermerk „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“ aufzunehmen. Damit weist er auf seine Steuerfreiheit hin, gibt aber gleichzeitig seinem Abnehmer zu verstehen, dass er einen „innergemeinschaftlichen Erwerb“ zu versteuern hat.

Auf der Website der WKÖ sind unter Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer) alle aktuellen Informationen zu finden.

Der Lieferant ist verpflichtet, die ihm vom Abnehmer bekanntgegebene UID-Nr. zu überprüfen. Seit 2008 wurde das einfache Bestätigungsverfahren (Stufe 1 Abfrage) über FinanzOnline um ein qualifiziertes Bestätigungsverfahren (Stufe 2 Abfrage) ergänzt. Damit steht dem österreichischen Lieferanten neben der Stufe 1 (Bestätigung der Gültigkeit der UID-Nr.) auch die Stufe 2 (qualifizierte Bestätigung) zur Verfügung. Dabei werden zusätzlich Name und Anschrift des Erwerbers angezeigt, wie sie im jeweiligen Mitgliedsstaat gespeichert sind. Das Bestätigungsverfahren kann auch Daten österreichischer Unternehmen umfassen. Die Bestätigung wird sofort am Bildschirm angezeigt, kann ausgedruckt werden und gilt dann als Beleg, der gemäß §132 Bundesabgabenordnung (BAO) aufzubewahren ist. Jede abgefragte Gültigkeit einer UID-Nr. wird im Postausgangsbuch eingetragen.

Zusammenfassende Meldung an das Finanzamt

Für Kontrollzwecke haben die Unternehmen jeweils für das Kalendervierteljahr ihre gesamten innergemeinschaftlichen Lieferungen in einer „Zusammenfassenden Meldung (ZM)“ dem zuständigen Finanzamt bekannt zu geben. Diese ZM gilt als Steuererklärung, ihre fristgerechte Abgabe kann durch einen Verspätungszuschlag erwirkt werden.

Auch bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ist ein Liefernachweis notwendig, denn er ist die Voraussetzung für die Steuerfreiheit. Er kann in Form von Frachtbriefen, Postaufgabescheinen, Ersatzbelegen von Spediteuren oder Empfangsbestätigungen des Abnehmers bei Selbstabholung bestehen und ist Nachweis dafür, dass die Ware wirklich von einem Mitgliedstaat in einen anderen gelangt ist. Natürlich muss er in der Buchhaltung des Lieferanten aufbewahrt werden.

Bei Lieferungen an Privatpersonen wird die österreichische Umsatzsteuer in Rechnung gestellt, egal ob die Ware vom Abnehmer abgeholt, zu ihm befördert oder versandt wurde. Sonderregelungen gibt es vor allem im Versandhandel und bei Lieferung von neuen Fahrzeugen.

Meldung an die „Bundesanstalt Statistik Österreich“

Mit der Abschaffung der Zollgrenzen per 1.1.1993 entfiel jegliche Möglichkeit der statistischen Erfassung der Lieferungen und Erwerbe innerhalb der Gemeinschaft. Außenhandelsstatistische Daten werden aber von den einzelnen Regierungen, Kammern und Interessenverbänden ebenso wie von den Organen der EU benötigt. Daher wurde das System der Firmenmeldungen direkt an die statistischen Erhebungsstellen eingeführt.

In Österreich ist die Erhebungsstelle die „Bundesanstalt Statistik Österreich“. Hier müssen österreichische Firmen, die Waren in die Gemeinschaft liefern oder von dort beziehen, ihre Meldungen abgeben. Meldezeitraum ist ein Kalendermonat, die Meldungen können aber auch wöchentlich erfolgen. Jedenfalls aber muss die letzte Teilmeldung spätestens am 10. des Folgemonats übermittelt werden.

Die Meldungen können auf entsprechenden Formularen oder auf elektronischem Weg abgegeben werden. Die „Bundesanstalt Statistik Österreich“ stellt hiefür kostenlos ein spezielles Programm samt Thesaurus mit den zu verwendenden HS-Codes zur Verfügung. Näheres auf der Homepage von Statistik Österreich .

Privatpersonen sind von der Meldepflicht befreit, Unternehmen nur dann, wenn ihre im innergemeinschaftlichen Handel getätigten Lieferungen oder Erwerbe im vorangegangenen Jahr EUR 300.000 nicht überschritten haben. Wird diese Wertgrenze im laufenden Jahr überschritten, dann sind ab dem folgenden Monat Meldungen abzugeben.

Dokumente im Warenverkehr mit Drittstaaten

Der Warenverkehr innerhalb der EU erfolgt ohne direkte Teilnahme von Behörden. Im Warenverkehr mit Drittstaaten, also solchen, die nicht der Gemeinschaft angehören, dagegen sind weiterhin Behörden, in erster Linie Zollbehörden, eingeschaltet. Die Abwicklung der Formalitäten hängt hier wesentlich von der ordnungsgemäßen Ausstattung der Sendung mit den erforderlichen Warenbegleitpapieren ab. Als solche bezeichnet man all jene Dokumente, Bestätigungen, Erklärungen oder Zertifikate, die für die zollamtliche Ausfuhrabfertigung in Österreich und für die Einfuhr im Bestimmungsland benötigt werden.

Von manchen Ländern werden bestimmte Überbeglaubigungen bzw. Legalisierungen von Dokumenten verlangt. Es handelt sich dabei um Vorschriften der Zollverwaltung des Einfuhrlandes, die mit beträchtlichen Kosten verbunden sein können.

Detaillierte Informationen über Warenbegleitpapiere enthalten die AUSSENWIRTSCHAFT Länderreports der WKÖ. Auch die Außenwirtschaftsabteilungen der Landeskammern erteilen diesbezüglich Auskünfte. Näheres im Internet unter wko.at/aussenwirtschaft .

Besondere Aufmerksamkeit ist auf die sorgfältige akkreditivkonforme Ausfertigung der Begleitpapiere zu legen, da nachträgliche Korrekturen kaum möglich sind. Mangelhafte Warenbegleitpapiere können nicht nur die Ausfuhr aus Österreich, sondern auch die Einfuhr im Bestimmungsland verzögern.

In der Regel sind die Begleitpapiere, sofern nicht anders vereinbart, in der im Bestimmungsland üblichen Korrespondenzsprache auszufertigen. Dies ist in der Regel Englisch, mitunter auch Französisch oder eine andere Fremdsprache.

Für die Ausfuhr aus Österreich benötigt man im Normalfall Faktura, schriftliche Zollanmeldung, Versendungsbelege bzw. Transportpapiere, manchmal auch Ausfuhrbewilligung.

Zusätzliche Begleitpapiere im Drittlandsverkehr

Die Begleitpapiere für die Einfuhr im Empfangsland richten sich nach den Vorschriften der jeweiligen Zollverwaltung oder nach den Forderungen des Kunden z.B. bei einem Akkreditiv. Verlangt sein können: Proforma-Faktura, Faktura (eventuell bestätigt oder beglaubigt), Ursprungszeugnis, Präferenznachweis, Packlisten, Transport- und Versicherungsdokumente, Inspektions- und Analysenzertifikat sowie Gesundheitszeugnis.

Bei einer kommerziellen Ausfuhr ab einem Warenwert von EUR 1.000 ist eine schriftliche | elektronische Ausfuhranmeldung abzugeben. Bis zu einem Wert von EUR 3.000 kann die Ware direkt beim Grenzzollamt mündlich, ab EUR 1.000 schriftlich zum Ausfuhrverfahren angemeldet werden.

Das zweistufige Ausfuhrverfahren

Bei einem Wert über EUR 3.000 kommt das zweistufige Ausfuhrverfahren zur Anwendung. Die schriftliche/elektronische Anmeldung ist bei jener Zollstelle einzubringen, in deren Bereich der Exporteur seinen Sitz hat oder wo die Ware gelagert, verpackt oder zur Ausfuhr verladen wird. Nur wenn der Firmensitz in Grenznähe liegt, ist dies das Grenzzollamt.

In der zweiten Stufe des Ausfuhrverfahrens ist die Ware der Grenzzollstelle unter Vorlage des Exemplars 3 der schriftlichen Anmeldung, des Einheitspapiers, zu gestellen. Seit Mitte 2009 wird die Ausgangszollstelle elektronisch durch die summarische Anmeldung vom Beginn des Ausfuhrverfahrens verständigt.

Die Ausgangszollstelle prüft, ob die Ausfuhranmeldung mit den gestellten Waren übereinstimmt, bei Abweichungen kann die Ausfuhr ebenso wie auch dann verweigert werden, wenn bei einem Warenwert über EUR 3.000 die erste Stufe des Verfahrens beim Binnenzollamt nicht durchgeführt wurde.

Ausfuhrnachweis für Umsatzsteuerzwecke

Darüber hinaus braucht man einen Ausfuhrnachweis für Umsatzsteuerzwecke. Denn eine umsatzsteuerbefreite Ausfuhrlieferung liegt nur dann vor, wenn ein entsprechender Ausfuhrnachweis in der Buchhaltung aufscheint. Bei mündlicher Anmeldung und Selbstabholung ist das vom Grenzzollamt bestätigte Formular U 34 der Ausfuhrnachweis, bei schriftlicher/elektronischer Anmeldung ist es das von der Grenzzollstelle bestätigte Exemplar des Ausfuhrbegleitdokuments.

Mit Implementierung des „Export Control System (ECS)“ ist die elektronische Rückmeldung der Grenzzollstelle, dass die Ware das Zollgebiet der EU verlassen hat, für den Exporteur der gültige Ausfuhrnachweis für Umsatzsteuerzwecke.

Präferentieller Ursprungsnachweis

Ist die Exportware von einem Freihandelsabkommen erfasst, dann verlangt der Abnehmer einen präferentiellen Ursprungsnachweis, um daheim eine Zollbegünstigung in Anspruch nehmen zu können. Der Erzeuger muss den von ihm ausgestellten Ursprungsnachweis jederzeit belegen können. Bei Handelsware, für die ein präferentieller Ursprungsnachweis ausgestellt wird, muss beim Exporteur eine entsprechende Lieferantenerklärung vorliegen.